Pracownicy dydaktyczni (STA): Ubieganie się o stypendium krok po kroku:

1. Zgłoszenie gotowości wyjazdu u uczelnianego koordynatora programu Erasmus.
2. Ustalenie z partnerem w uczelni zagranicznej terminu wyjazdu (standardowo pobyt tygodniowy, zrealizowany najpóźniej do 30 czerwca 2010) i programu zajęć, które będą przeprowadzane (formularz "Individual Teaching Programme") .
3. Przed wyjazdem (ok. 3-4 tygodni) należy złożyć u uczelnianego koordynatora programu Erasmus zaakceptowany przez obydwie uczelnie (dziekan wydziału macierzystego/koordynator wydziałowy programu i oficjalny reprezentant uczelni przyjmującej) formularz "Individual Teaching Programme", aby możliwe było podpisanie umowy cywilno-prawnej określającej warunki realizacji i wypłaty grantu. Wtedy też ustala się sposób przekazania środków finansowych. Bez dokumentu "Individual Teaching Programme" wypłata grantu i realizacja wyjazdu jest niemożliwa. Przekazanie grantu Nauczycielowi Akademickiemu może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez grantobiorcę wszystkich warunków umowy. Przy podpisywaniu umowy należy przekazać koordynatorowi uczelnianemu numer konta bankowego (prowadzonego w euro) na które ma być przekazane stypendium oraz kod SWIFT banku, w którym prowadzony jest rachunek.
4. Do dwóch tygodni od dnia powrotu ze stypendium u uczelnianego koordynatora programu Erasmus składa się:
- potwierdzenie przeprowadzenia zajęć wystawione przez uczelnię partnerską (dokument potwierdzający czas pobytu w instytucji przyjmującej i zrealizowanie programu szkolenia, opisujący charakter szkolenia na papierze firmowym instytucji przyjmującej, podane daty od... do..., zgodne z datami na umowie finansowej pomiędzy Uczelnią a Beneficjentem);
- bilet lub fakturę za bilet w związku z wyjazdem (data wyjazdu oraz cena);
- wypełnia się obowiązkową "Ankietę on-line", która zapisuje się bezpośrednio na serwerze Narodowej Agencji programu Erasmus i która pozostaje do wglądu dla koordynatorów uczelnianych (dostęp do ankiety przez stronę internetową Narodowej Agencji www.erasmus.org.pl - zakładka: Informacje dla pracowników uczelni - Ankieta Stypendysty Erasmusa; Wejście do formularzy możliwe jest po zalogowaniu się, wymagane jest wpisanie nazwy użytkownika: pracownik oraz hasło: erasmus). Kopię biletu ze wskazaną datą wyjazdu i powrotu oraz ceną.
Niedopełnienie formalności związanych z rozliczeniem wyjazdu stanowi podstawę do anulowania umowy i żądania zwrotu otrzymanego grantu.