Wniosek o przyznanie świadczenia może złożyć osoba posiadająca status studenta.

Rejestracja
Rejestracja wniosku w systemie USOSweb odbywa się podczas otwartej tury.

Wnioski o:

• stypendia socjalne składane są na semestr, (czynnością poprzedzającą rejestrację wniosku o stypendium jest wypełnienie oświadczenia o dochodach),
• stypendia rektora składane są na rok akademicki,
• stypendia dla osób niepełnosprawnych składane są na rok akademicki, (przed rejestracją wniosku konieczny jest kontakt z Biurem ds. Osób Niepełnosprawnych),
• zapomogi mogą być składane dwa razy w roku akademickim.

Na liście wniosków w USOSweb wyświetlany jest aktualny stan wniosku. Wniosek, który student zaczął wypełniać ma status „Wypełniany”. Po zatwierdzeniu wniosku przez studenta stan zmienia się na „Zarejestrowany”.

Do momentu zatwierdzenia wniosku możliwa jest poprawa i powrót do wypełniania.

Wydruk wniosku
Wypełniony w systemie USOSweb wniosek, a w przypadku stypendium socjalnego również oświadczenie o dochodach, należy wydrukować, podpisać i przekazać celem weryfikacji do Działu Spraw Studenckich.

Wydruk wniosku ze znakiem wodnym „NIEZATWIERDZONE” oznacza, że student nie zakończył procesu rejestracji. Do wniosku niezbędne jest dołączenie wymaganej, w zależności od rodzaju świadczenia dokumentacji.

Pracownik Działu Spraw Studenckich przyjmuje wniosek nadając mu status „Złożony”.

Jeśli dokumentacja jest niekompletna lub wymagająca wyjaśnień student może zostać wezwany do uzupełnienia braków. Wnioski niekompletne otrzymują status:

• „Cofnięty do poprawy” – należy wówczas poprawić wniosek, np. zmienić skład rodziny w oświadczeniu o dochodach, poprawić opis osiągnięć we wniosku o stypendium rektora,
• „Cofnięty do uzupełnienia” – należy wówczas uzupełnić dokumentację zgodnie z wezwaniem.

Status wniosku zmienia się na „Poprawiany", jeśli student rozpoczął poprawę wniosku wchodząc w tryb edycji. Etap poprawy kończy się ponownym zatwierdzeniem i zmianą statusu wniosku na „Zarejestrowany”.

Wnioski, które są kompletne i nie wymagają korekty otrzymują status „Gotowy do rozpatrzenia”.

Rozstrzygnięcie
Po rozpatrzeniu sprawy przez Komisję Stypendialną wniosek zmienia stan na „Rozpatrzony”. W USOSweb nie ma informacji o tym, czy wniosek został rozpatrzony pozytywnie czy negatywnie oraz w jakiej wysokości przyznano świadczenie. Aby poznać rozstrzygnięcie i otrzymać wypłatę należy odebrać decyzję administracyjną. Od decyzji, z którą student się nie zgadza, przysługuje odwołanie/wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od dnia odebrania decyzji.

Wypłata świadczeń
Wypłata przyznanego świadczenia następuje po uprawomocnieniu się decyzji stypendialnej (tj. po 14 dniach od daty odebrania decyzji stypendialnej). Wypłata świadczeń odbywa się co miesiąc, za wyjątkiem stypendium ministra i zapomogi, które są wypłacane jednorazowo.

Podgląd wypłacanych stypendiów dostępny jest w USOSweb, w zakładce DLA STUDENTÓW – Stypendia. Jeżeli w zakładce tej widnieje kwota na dany miesiąc oznacza to, że pracownik Działu Spraw Studenckich wygenerował listę wypłat, co nie jest jednak jednoznaczne z dokonaniem przelewu na konto bankowe.